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Hoy hablaremos sobre lo importante que es guardar la información de tu negocio en la nube, aunque voy a empezar explicándote qué eso de la nube.
Es posible que hayas escuchado alguna vez cosas como “guarda esto en la nube”, “esto lo subimos a la nube”, “no guardes ese archivo en local” o similar, si cada vez que alguien dice una frase de este tipo tu piensas en el tiempo, este es tu podcast, quédate y verás como acabas siendo más experto o experta en nubes que Brasero.
Para entender qué son los servicios o computación en la nube te voy a pedir que te imagines que tienes una caja fuerte donde guardas todas tus cosas importantes. En este caso, cada vez que necesitas algo, tienes que ir hasta la caja fuerte y solo puedes acceder a tus cosas desde ese lugar.
Pues bien, la computación en la nube es una caja fuerte virtual que está en Internet. En lugar de tener tus cosas guardadas en un lugar físico, las guardas en un lugar específico de Internet.
Con los servicios en la nube puedes almacenar y acceder a tus archivos, como documentos, fotos o videos, desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre y cuando tengas acceso a Internet. No necesitas llevar contigo nada físico como tu ordenador, un disco duro o una memoria USB, solo necesitas una conexión a Internet y lo mejor es que puedes ver, editar o compartir tus archivos desde cualquier dispositivo, un teléfono o una tableta.
Para que lo veamos claro del todo, imagina que en una empresa hay una persona que guarda todo su trabajo en su ordenador, en la parte de documentos, y otra que lo guarda en la nube a través de su ordenador. Una mañana llegan a la oficina y se dan cuenta de que han entrado a robar y se han llevado todos los ordenadores y la cafetera de cápsulas.
La persona que tenía todo guardado en su ordenador ha perdido toda su información y trabajo, además, si consiguen entrar al ordenador podrán tener esa información, Por otro lado, la persona que había guardado las cosas en la nube solo ha perdido el café del almuerzo, puede coger otro ordenador, acceder a su trabajo y documentos, además puede quitar el acceso a la información de su antiguo ordenador y los datos de la empresa quedan protegidos.
Las ventajas de usar la nube como almacenamiento no solo son tener acceso a tus archivos y programas desde cualquier lugar y dispositivo, sino que además te ayuda a compartir y colaborar con otras personas de manera más fácil, ya que pueden acceder a los mismos archivos y trabajar juntos en línea. Sin tener que crear 20 copias o versiones de un mismo documento.
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Vamos a ver cuáles son los pasos básicos para almacenar la información de tu PYME en la nube, incluso si no tienes experiencia previa:
Lo primero es que elijas un proveedor de servicios en la nube para tu negocio local: Hay varias opciones populares, como Google Drive, Microsoft OneDrive o Dropbox. Yo voy a hablar de Google Drive, que es fácil de usar, por centrarme en uno concreto, pero todo funcionan de forma muy parecida. Si tenéis cuenta de correo electrónico de Gmail o Outlook, lo mejor es que elijáis los servicios de almacenamiento de la misma empresa.
En el caso de Google, con tu cuenta de Gmail puedes acceder a Google Drive. Tenes que entrar a Internet, con el navegador de Google, y en la esquina superior derecha hacer clic en el símbolo con 9 puntos, entre las opciones que se despliegan verás el símbolo de un triángulo de colores y el nombre Drive.
Una vez dentro, puedes añadir la información que quieras y ordenarla de igual forma que lo haces en tu ordenador, también puedes arrastrar los documentos o carpetas que tienes guardados en este.
Además, al hacer clic en el botón «Nuevo» puedes añadir archivos, carpetas o crear documento, hojas de cálculo, presentaciones…
Os dejo una guía para empezar a usar Drive.
Es importante que aprendas compartir archivos de tu negocio con otras personas, para eso selecciona los archivos y haz clic con el botón derecho del ratón. Luego, elige «Compartir» y añades las direcciones de correo electrónico de las personas con las que deseas compartir los archivos, También puedes copiar el enlace y compartirlo. Ojo en a la hora de compartir archivos, ten en cuenta a quien se los estas enviando y elige el tipo de acceso que le das al documento. Puedes dar acceso solo para que lo lea, comente o incluso edite.
Lo más común es que con las personas de tu equipo compartas los archivos para que puedan editarlos y así todos trabajéis sobre el mismo documento.
Por si aún queda alguna duda sobre porque es mejor compartir el archivo desde tu almacenamiento en la nube en lugar de enviarlo en un correo, te explico.
Cuando mandas un correo, envías una versión concreta de un documento, si después de enviarlo continúas trabajando en él o cambias algo, la persona a la que se lo enviaste no verá esas actualizaciones y tendrás que volverlo a enviar. Todos sabemos que esto puede llevar a confusiones entre archivos viejos y actualizados. Sin embargo, si lo compartes a través de la nube, puedes seguir trabajando en el documento una vez enviado y cada vez que la otra persona acceda verá todo lo que has añadido. Así tendríamos la versión básica para almacenar la información de tu pyme en la nube, a medida que tu negocio crezca o vaya digitalizando procesos seguro que necesitas más espacio o servicios en la nube más avanzados, pero no te preocupes porque estas empresas ofrecen todo tipo de servicios.
