Las herramientas que tu equipo necesita para colaborar

La colaboración de equipo es un proceso más a digitalizar en tu pyme.

Determinar herramientas “oficiales” para compartir el trabajo y colaborar hace que toda la información de tu negocio esté centralizada. Además, ayuda a que todo el mundo trabaje igual y facilita la colaboración.

Tendrás que elegir la herramienta que tu pyme necesita para compartir información o para organizar el trabajo, y educar en la forma correcta de hacerlo.

Para fomentar el trabajo en equipo y mejorar la productividad de tu pyme es necesario que tu organización tenga una cultura que permita comunicarse y colaborar,

Cuando hablamos de la cultura empresarial parece que nos alejamos del comercio local, que está centrado en sacar su negocio adelante antes que definir su misión, visión y valores. Planificar actividades en equipo no es en lo que están pensando la mayoría de los dueños y dueñas de una panadería.

Pero hay dos cosas que todo negocio puede poner en práctica para mejorar la comunicación:

• Hablar de forma clara y definir los objetivos y problemas que hay. Es importante que tus empleados entiendan la situación de la empresa en la que trabajan, eso hará que confíen más en quien la dirige y colaboren para superar problemas.

• Establecer responsabilidades para evitar caer en “echar culpas” en lugar de fomentar que cada cual se responsabilice de su trabajo.

Además de las dos básicas que acabamos de nombrar también tienes estas acciones te pueden ayudar a conseguirlo:

• Fomenta la comunicación abierta entre los miembros del equipo, así será más fácil que estén alineados y trabajen juntos hacia un objetivo común.

• Define roles y responsabilidades claramente: asegúrate de que cada miembro del equipo entienda su papel y responsabilidades, esto ayuda a evitar duplicación de esfuerzos y confusiones.

• Fomenta la colaboración y el trabajo en equipo: planificar actividades en equipo, en las que haya que cooperar y e intercambiar ideas, así mejora la dinámica del equipo y fomenta la colaboración.

• Establece objetivos compartidos: fija objetivos claros y medibles para el equipo ayuda a asegurar que todos los miembros del equipo estén trabajando hacia un mismo objetivo.

• Trello: Trello es una plataforma visual de gestión de proyectos que permite a los equipos organizar y priorizar tareas y colaborar en tiempo real. Te ayuda a mantener un seguimiento de los progresos y a tener una visión general de los proyectos en todo momento.
• Asana: Asana es una herramienta de gestión de proyectos que permite a los equipos coordinarse y seguir el progreso de las tareas. Te ayuda a mantener una visión general de las tareas pendientes, los plazos y los responsables, y a asegurarte de que todo esté avanzando según lo planificado.
• Slack, Teams, Zoom, Meet: plataformas de comunicación en equipo que permite a los miembros del equipo comunicarse y colaborar en tiempo real a través de mensajes instantáneos, llamadas y compartir archivos. Te ayuda a mantener una comunicación fluida y a colaborar de manera efectiva, sin tener que interrumpir otras tareas o desplazarte a otras oficinas.
• Google Workspace o Microsoft 365: son un conjunto de aplicaciones en la nube que incluye correo, programas de mensajería instantánea, hojas de cálculo… Te ayuda a colaborar y coordinarte de manera efectiva, con acceso a todos los recursos y herramientas que necesitas en un solo lugar y desde cualquier dispositivo.
• Drive, OneDrive, Dropbox: servicios de almacenamiento en la nube con los que compartir información de forma muy sencilla y consultarla desde cualquier dispositivo. Estos permiten, entre otras funciones, crear documentos, compartir su acceso y trabajar todos sobre el mismo documento, así evitamos las 120 versiones y no saber nunca cual es la última.

Estas son ejemplos de herramientas de colaboración aptas para casi cualquier pyme, sin importar su sector de actividad o tamaño. Existen otras muchas más específicas para necesidades de quipos concretas.