Menu
Avui parlem sobre la importància de guardar la informació del teu negoci al núvol, tot i que començaré explicant-te què és això del núvol.
Potser has sentit en alguna ocasió frases com “guarda això al núvol”, “ho pujem al núvol”, “no guardis aquest fitxer de forma local” o similar. Si cada vegada que algú diu una frase d’aquest tipus penses en el temps, aquest és el teu podcast. Queda’t i veuràs com acabes sent més expert o experta en núvols que el Brasero.
Per entendre què són els serveis o la computació en el núvol, et demanaré que et imaginis que tens una caixa forta on guardes totes les teves coses importants. En aquest cas, cada vegada que necessitis alguna cosa, has d’anar fins a la caixa forta i només pots accedir a les teves coses des d’aquell lloc.
Doncs bé, la computació en el núvol és una caixa forta virtual que es troba a internet. En lloc de tenir les teves coses guardades en un lloc físic, les guardes en un lloc específic d’internet.
Amb els serveis en el núvol, pots emmagatzemar i accedir als teus fitxers, com ara documents, fotos o vídeos, des de qualsevol lloc i en qualsevol moment, sempre que tinguis accés a internet. No necessites portar res físic com el teu ordinador, un disc dur o una memòria USB, només necessites una connexió a internet i el millor és que pots veure, editar o compartir els teus fitxers des de qualsevol dispositiu, ja sigui un telèfon o una tauleta.
Perquè ho vegem ben clar del tot, imagina que en una empresa hi ha una persona que guarda tota la seva feina al seu ordinador, a la part de documents, i una altra persona que la guarda en el núvol a través del seu ordinador. Una tarda arriben a l’oficina i es adonen que han entrat a robar i s’han endut tots els ordinadors i la cafetera de càpsules.
La persona que tenia tot guardat al seu ordinador ha perdut tota la seva informació i feina, a més, si aconsegueixen accedir a l’ordinador podran tenir aquesta informació. D’altra banda, la persona que havia guardat les coses en el núvol només ha perdut el cafè del dinar, pot agafar un altre ordinador, accedir a la seva feina i documents, a més pot treure l’accés a la informació del seu antic ordinador i les dades de l’empresa queden protegides.
Les avantatges d’utilitzar el núvol com a emmagatzematge no només són tenir accés als teus fitxers i programes des de qualsevol lloc i dispositiu, sinó que a més t’ajuda a compartir i col·laborar amb altres persones de manera més fàcil, ja que poden accedir als mateixos fitxers i treballar junts en línia, sense haver de crear 20 còpies o versions d’un mateix document.
Anem a veure quins són els passos bàsics per emmagatzemar la informació de la teva pime al núvol, fins i tot si no tens experiència prèvia:
Primer de tot, has de triar un proveïdor de serveis en el núvol per al teu negoci local: Hi ha diverses opcions populars, com ara Google Drive, Microsoft OneDrive o Dropbox. Jo parlaré de Google Drive, que és fàcil d’utilitzar, per centrar-me en un en concret, però tots funcionen de manera molt similar. Si tens un compte de correu electrònic de Gmail o Outlook, és millor que triïs els serveis d’emmagatzematge de la mateixa empresa.
En el cas de Google, amb el teu compte de Gmail pots accedir a Google Drive. Has d’entrar a internet amb el navegador de Google i a la cantonada superior dreta fer clic al símbol amb 9 punts. Entre les opcions que es despleguen, veuràs el símbol d’un triangle de colors i el nom de Drive.
Un cop dins, pots afegir la informació que vulguis i ordenar-la de la mateixa manera que ho fas al teu ordinador. També pots arrossegar els documents o carpetes que tens guardats aquí.
A més, fent clic al botó “Nou” pots afegir arxius, carpetes o crear documents, fulls de càlcul, presentacions…
Aquí tens una guia per començar a utilitzar el Drive
És important que aprenguis a compartir arxius del teu negoci amb altres persones. Per fer-ho, selecciona els arxius i fes clic amb el botó dret del ratolí. Després, tria “Compartir” i afegeix les adreces de correu electrònic de les persones amb les quals vols compartir els arxius. També pots copiar l’enllaç i compartir-lo. Tingues en compte a qui envies els arxius i tria el tipus d’accés que vols donar al document. Pots donar accés només per llegir-lo, comentar-lo o fins i tot editar-lo.
El més comú és que amb les persones del teu equip comparteixis els arxius perquè puguin editar-los i així tots treballeu sobre el mateix document.
Per si encara hi ha algun dubte sobre per què és millor compartir l’arxiu des del teu emmagatzematge al núvol en comptes d’enviar-lo per correu electrònic, t’ho explico.
Quan envies un correu electrònic, estàs enviant una versió concreta d’un document. Si després d’enviar-lo continues treballant-hi o canvies alguna cosa, la persona a qui li has enviat l’arxiu no veurà aquestes actualitzacions i hauràs de tornar a enviar-lo. Tots sabem que això pot causar confusions entre arxius antics i actualitzats. No obstant això, si el compartes a través del núvol, pots continuar treballant en el document després d’enviar-lo i cada vegada que l’altra persona hi accedeixi veurà tot el que has afegit. Així tindríem la versió bàsica per emmagatzemar la informació de la teva pime al núvol. A mesura que el teu negoci creixi o vagi digitalitzant processos, segurament necessitaràs més espai o serveis en el núvol més avançats, però no t’amoïnis perquè aquestes empreses ofereixen tota mena de serveis.