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Paso 5: Garantizar una digitalización eficiente de mi negocio

Bienvenido/a al penúltimo paso de nuestro método para digitalizar tu empresa local. digo penúltimo por decir algo, en realidad este es el último paso técnicamente hablando, el paso 6 consiste en repasar el análisis de tu pyme y volver a empezar con aquellos procesos que has dejado sin hacer.

Te dejo los enlaces a los anteriores pasos por si necesitas recapitular:

    Para asegurar que las herramientas de digitalización funcionan correctamente en tu pyme es primordial haber hecho correctamente los pasos anteriores, no van a funcionar si no son realmente necesarias.

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    Además, te dejo estos consejos para que tu pyme sea más eficiente gracias a la digitalización:

        • Usar herramientas útiles de manejo sencillo: es obvio que deben ser útiles y hacernos la vida más fácil. Si para ahorrar tiempo en un proceso tengo que invertir mucho más en prepararlo o en burocracia no estoy consiguiendo ser más eficiente.

          • Comunicación y formación: comunicar es la clave para que una herramienta se use. Tienes que informar a todo el mundo implicado en su uso o consulta. Empleados, proveedores, clientes… necesitan formación y entender que usar esa herramienta es una ventaja. Tenemos que evitar el «más vale malo conocido que bueno por conocer» si hemos hecho bien el proceso de incorporar una nueva herramienta para digitalizar tu negocio, esta va a ayudar a todo el que la use. Tendrás que explicar qué quiere conseguir la empresa con esa herramienta, en qué medida ayudará (ahorra costes, tiempo, mejora la comunicación…) Por otro lado, deberás formar al equipo para que la use correctamente, digitalizar un proceso no tiene que ser algo que cada uno aprenda por su cuenta, tiene que estar dirigido para que todo el mundo use la herramienta de la misma forma. Puedes hacer una reunión o sesión formativa o simplemente explicarlo por escrito.

            • Ayuda: vas a necesitar ayuda digitalizar tu negocio o para explicar al resto cómo usar las nuevas herramientas. La ayuda puede ser interna o externa. Un fallo muy común es no implicar a más gente en el proceso de digitalización, de esta forma se detectan fallos de forma más sencilla y se mejora el proceso de adaptación.

              • Pregunta y recoge las respuestas: cuando la herramienta ya lleve un tiempo en uso, puedes preguntar a las personas que la usan sobre su manejo y funcionalidad, eso te ayudará mucho a elegir nuevas soluciones para digitalizar tu negocio. Quizás estás pasando por alto algo o estáis a tiempo de corregir fallos.

                • Digitaliza tu negocio por pasos: es importante introducir los cambios de forma gradual, especialmente si implican un esfuerzo, aprendizaje… (si quieres reducir la jornada y mantener el sueldo puedes hacerlo de golpe, no hay problema). Cuando añadimos muchos procesos nuevos al mismo tiempo, el rechazo ante el cambio es mayor y es muy probable que no se llegue a comprender bien ninguno.

                  • Informa sobre el plan de digitalización de tu pyme: una forma de evitar el rechazo al cambio es informar antes de que este suceda y generar confianza sobre el proceso. Explicar qué vais a digitalizar, a quién afecta, los pasos a seguir, las ventajas que tiene…

                Estos son solo algunas ideas para hacer que en tu pyme se acepte la digitalización y funcione correctamente. Cuéntanos si ya has pasado por esto y has aplicado algo más.