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Hoy hablaremos sobre la facturación electrónica, qué es, cómo ponerla en marcha, a partir de cuando es obligatoria para pymes, y lo más importante, te explico también cómo hacer facturas digitales sin coste para tu negocio.
La facturación electrónica es tan simple como emitir y recibir tus facturas en formato digital, en lugar de utilizar facturas físicas impresas en papel.
Existen dos tipos de facturas electrónicas en tu pyme:
Tú mejor que nadie sabes que la cantidad de facturas que emite y recibe una empresa o comercio local es muy alta, organizar, guardar y controlarlas es siempre complicado y muchas veces un lio. Esta es una de las principales razones que te pueden motivar a hacer el cambio, pero hay más, concretamente una ley.
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, esta obliga a expedir y remitir facturas electrónicas a todos los empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales.
El objetivo de la ley es reducir costes de transacción y facilitar la transparencia en el tráfico mercantil. Se trata además de una medida clave para poder atajar de manera eficaz la morosidad en las operaciones comerciales.
La siguiente pregunta es ¿Cuándo es obligatoria la facturación electrónica en mi pyme? la ley dice que los plazos para las empresas de menor tamaño serán mayores, mientras que las grandes empresas, con mayor músculo financiero, tendrán que hacer la transición en una primera etapa.
A partir del 1 de enero de 2023, la facturación electrónica ya es obligatoria para autónomos y empresas con una facturación anual superior a los 8 millones de euros. A partir de 2025, también será obligatoria para aquellos autónomos o empresas cuya facturación anual sea inferior a los 8 millones de euros.
Además, próximamente, se requerirá la facturación electrónica en las operaciones comerciales entre empresas y profesionales.
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Ahora que ya sabemos a partir de cuando es obligatorio usarla, vamos a ver qué necesitas para usar la facturación electrónica tu negocio.
El primer paso es obtener un certificado o firma electrónica: Necesitarás obtener un certificado o firma electrónica que te permita firmar digitalmente las facturas. Este certificado garantiza la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos. Si quieres saber cómo conseguirlo puedes ir al podcast número 12 o al artículo de la web blinapp.com en el que explico los tipos de certificado y pasos para conseguirlo.
El segundo paso es elegir un software de facturación electrónica: Debes seleccionar un software o sistema de facturación electrónica adecuado para tu negocio. Hay diferentes opciones disponibles en el mercado, tanto gratuitas como de pago. Asegúrate de que el software cumpla con los requisitos legales y las normativas fiscales.
Para conseguir un software de facturación electrónica gratuito y que cumpla los requisitos, lo más sencillo es hacerlo a través de los agentes digitalizadores.
Te explico luego cómo puedes hacerlo.
Una vez que hayas elegido el software, deberás configurarlo según las necesidades de tu PYME. Esto incluye añadir la información de tu negocio, como el nombre, dirección, número de identificación fiscal, entre otros. También debes establecer los parámetros necesarios para generar las facturas electrónicas correctamente.
Una vez configurado, el programa generará la factura electrónica en el formato adecuado y la firmará digitalmente con tu certificado electrónico.
Para enviarla a tus clientes puedes usar el correo electrónico, plataformas de intercambio electrónico de documentos (como EDI) o mediante la integración directa con el sistema de facturación de tus clientes. Tus clientes deben dar su consentimiento para que se le puedan enviar facturas electrónicas.
Importante tener en cuenta que las facturas electrónicas, igual que las tradicionales, deben ser: legibles, deben garantizar la identidad del proveedor o emisor de la factura y tiene que garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.
El almacenamiento y conservación de las facturas electrónicas también debe hacerse durante el mismo tiempo que las facturas en papel. Simplemente cambiará que ya no estarán en un archivador cogiendo polvo y ahora las tendrás en la nube, en un disco duro…
Visto esto, entendemos que los beneficios de la facturación electrónica son: mayor agilidad en los procesos, la reducción de costes y la mejora en la gestión administrativa de tu negocio local.
Ya he comentado en alguna ocasión que puedes aprovechar las ayudas del Kit Digital para digitalizar algunos procesos de tu empresa, estas que buscan impulsar la digitalización de autónomos y pequeñas y medianas empresas.
El Kit digital cuenta con 12 categorías de soluciones digitales, cada categoría tiene asignado un importe máximo de ayuda. En este caso hay una categoría específicamente creada para poder implantar la facturación electrónica en tu negocio local de forma gratuita. La ayuda máxima de esta categoría son 2000€ y este importe depende de los empleados de tu empresa, de 0 a tres empleados la ayuda es de 1000€.
Para poder aprovecharla, además de algunos pasos previos, que te explico en el artículo que hablo de los pasos para pedir las ayudas del Kit digital, deberás buscar un proveedor de programa de facturación que se agente digitalizador, te dejo el enlace en el que puedes consultar todos los agentes digitalizadores.
En el buscador de agentes digitalizadores puedes pedir que solo te muestre los que dan la solución de factura electrónica y también puedes filtrar por provincia.
Todos los agentes digitalizadores están obligados a dar este servicio teniendo en cuenta la legislación vigente.
Es decir, las facturas son en formato estructurado e ilimitadas. Los clientes y productos o servicios creados son también ilimitados. El programa te permitirá el envío y recepción de facturas y personalizarlas. Por otro lado, debe tener una copia de seguridad y almacenamiento del histórico de 1GB e integraciones con otras soluciones.
Además, tendrás un sistema de control del vencimiento de las facturas, te permitirá generar un registro de facturación, y el programa deberá habilitar la emisión de facturas, tanto en papel como de forma electrónica, que puedan ser verificables con la Agencia Tributaria por parte del comprador.
De esta forma te aseguras de que el programa que implantes en tu empresa está pensado para cumplir con la normativa y evitas sustos.
Espero que este artículo te haya resultado útil, y te ayude a entender qué tienes que hacer para emitir facturas electrónicas, cumplir la ley y cómo puedes hacerlo de la forma más económica posible. Si no quieres perderte nada, puedes suscribirte a la newsletter y te mando un mail cuando hay contenido nuevo.
